Privacybeleid

‘s-Hertogenbosch, 25 mei 2018

Leden
Omschrijving van de gegevens
De Supportersclub FC Den Bosch verwerkt gewone persoonsgegevens van leden. De gegevens die worden verwerkt zijn: de naam, het adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, het geslacht en het IBAN-nummer.

Doeleinden van de gegevens
Omwille van een goede uitvoering van de verhouding vereniging-lid is de Supportersclub genoodzaakt om bovenstaande gegevens te verwerken. Per persoonsgegeven zal worden uitgelegd wat de reden is achter het verwerken:
• De naam voor een goede ledenadministratie
• Het adres voor het toezenden van uitnodigingen voor activiteiten.
• Het telefoonnummer om leden op korte termijn te kunnen bereiken mocht er niet gewacht kunnen worden op post/email. Denk aan leden die te laat zijn bij een busreis naar een uitwedstrijd of een IBAN-nummer dat niet klopt bij een incassobatch.
• Het e-mailadres voor het toezenden van uitnodigingen voor activiteiten enerzijds en het toezenden van de maandelijkse nieuwsbrief anderzijds.
• De geboortedatum om leden een felicitatie-email te kunnen sturen bij hun verjaardag. Daarnaast om in te schatten hoe ons ledenbestand is opgebouwd en wat dus onze doelgroep is.
• Het geslacht voor een goede ledenadministratie.
• Het IBAN-nummer voor het innen van contributie.

Beginselen van verwerking
Er wordt slechts naar persoonsgegevens gevraagd als dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de werkzaamheden van vereniging.
Al onze bestuursleden zijn op de hoogte van dit privacybeleid en zullen de gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan hierboven staat aangegeven.

Bewaartermijn
In beginsel zullen de gegevens zo lang worden bewaard als een persoon lid is. Meldt een persoon zich af als lid dan zullen deze gegevens maximaal 2 jaar worden bewaard, dit omdat een lid zich altijd kan bedenken en zich weer kan melden als lid, dit scheelt dan weer werk bij het opnieuw aanmelden. Mocht een lid zich afmelden en de wens hebben dat zijn/haar gegevens worden verwijderd, dan zullen wij direct gehoor geven aan die wens.

Delen van persoonsgegevens
In beginsel zullen persoonsgegevens van onze leden niet worden gedeeld. Uitzondering hierop is het delen van persoonsgegevens met FC Den Bosch van supporters die via ons meegaan naar uitwedstrijden, onder andere ten behoeve van de registratie van loyaliteitspunten.

Toegang tot persoonsgegevens
Het merendeel van onze persoonsgegevens ligt besloten in onze ledenadministratie, welke is opgeslagen op de laptop van onze penningmeester. Daarnaast staat een backup van de bestanden van de administratie opgeslagen in onze Cloud, deze bestanden zijn echter alleen te openen met Davilex administratie software, welke alleen onze penningmeester heeft. Een Excel-bestand met gegevens van leden staat ook in deze Cloud. Hier kan in beginsel ieder bestuurslid met de inloggegevens bij, de ervaring leert dat echter niet alle bestuursleden hier gebruik van maken. Deze Cloud is beveiligd met HTTPS.